De eerste stap in onze samenwerking is de intentieovereenkomst. Zo kan de opdracht al starten, terwijl er voldoende tijd is om de samenwerkingsdetails onderling af te stemmen.

Na ondertekening van de intentieovereenkomst starten wij onmiddellijk met de zoektocht naar de beste architect voor jouw project. Tenminste, als je zelf nog geen architect onder de arm had genomen. Aansluitend betrekken we ook de andere studiepartners bij het project, zoals een studiebureau voor de stabiliteit en technieken, en eventueel een landschapsarchitect.

Het ontwerpteam staat in voor het totale ontwerp en alle nodige vergunningsaanvragen, feilloos gecoördineerd door de co-bouwheer, die waakt over jouw programma van eisen, het budget en de planning. Op het einde van de stap beschik je over:

• een ontwerp met omgevingsvergunning dat voldoet aan jouw programma van eisen 
• een volledig afgewerkt uitvoeringsdossier met prestatiebestek
• een gedetailleerde uitvoeringsplanning en totaalbudget

In deze fase onderzoekt de co-bouwheer mogelijke bouwpartners in twee fasen:

1. Raadplegen

De co-bouwheer stelt in overleg met de opdrachtgever een lijst samen met aanbieders per discipline. Zij worden aangeschreven met informatie over:

• projectomvang 
• samenwerkingsvorm
• onderhandelingskader

Enkel aanbieders die volledig en onvoorwaardelijk akkoord zijn met het gestelde kader, ontvangen alle documenten en komen in aanmerking voor de tweede ronde. Naast de akkoordverklaring dient de aanbieder zijn meerwaarde voor het project aan te tonen.

2. Onderhandelen

We stellen een shortlist samen van aannemers die mogen deelnemen aan de onderhandelingsronde. Om een optimale prijszetting te bepalen, krijgen de aanbieders minstens volgende documenten:

• ontwerpplannen
• predimensionering van de structuur
• gegevens met betrekking tot fundering
• eventuele bouwverordeningen
• programma van eisen (prestatielastenboek)
• niet-bindende meetstaat met belangrijkste hoeveelheden
• voorstel van planning en fasering
• aannemingsovereenkomst
• vereisten BIM en as-built (onderdeel van het prestatiebestek)

Goed om te weten:

• Deze ronde is gericht op de prijs aangezien de andere criteria al in de eerste ronde werden beoordeeld. 
• Naargelang de discipline en de antwoorden kunnen in deze fase meerdere onderhandelingen plaatsvinden. 
• Aannemers krijgen de kans om het ontwerp te optimaliseren binnen de krijtlijnen van het prestatiebestek. 
• Inventieve voorstellen blijven vertrouwelijk in het voordeel van de aannemer. Ze worden niet verspreid als de aannemer daar expliciet om vraagt. 
• Alle communicatie met de uitvoerders verloopt uitsluitend via de co-bouwheer, al wordt de opdrachtgever wel bij deze fase betrokken.

De taken die plaatsvinden tijdens de stappen 2 tot en met 4 kaderen volledig binnen de intentieverklaring en resulteren in een: vergund en uitvoerbaar ontwerp. De aannemers zijn gekozen en staan klaar om de uitvoering aan te vangen.

Op dit moment start de alomvattende uitvoeringsovereenkomst met resultaatsverbintenis. Alle taken binnen de intentieovereenkomst worden uitgevoerd tegen kostprijs. Voor coördinatie- en studietaken van de co-bouwheer tijdens de ontwerpfase, wordt een forfait vastgelegd in de intentieverklaring. Dat bedrag geldt als voorschot bij ondertekening van de uitvoeringsovereenkomst. Gemiddeld bedraagt de som betaald tijdens de intentieovereenkomst 3 tot 5 procent van de totale projectkosten.

Na ondertekening van de overeenkomst tussen opdrachtgever en co-bouwheer, worden de contracten afgesloten met de partners van het bouwteam. Die overeenkomsten zijn haast identiek. Alle afspraken en bepalingen met de opdrachtgever worden integraal opgenomen in de contracten met de bouwpartners. Zo zijn alle partners van het bouwteam met elkaar verbonden. En ontstaat er contractueel een samenwerkingsverband tussen alle partijen in gedeelde verantwoordelijkheid, met de co-bouwheer als centrale coördinator en eindverantwoordelijke.

Als co-bouwheer werkt D+A Project liever volgens gesplitste aanneming dan algemene aanneming. De redenen:

• Algemene aanneming maakt een project duurder door een marge van 6 tot 12 procent tussen aannemer en onderaannemer.
• Eén aanbesteding verhoogt de tijdsdruk en beperkt de onderhandelingstijd met negatieve gevolgen voor de prijs.
• Het is tijdsefficiënter om bepaalde aspecten later aan te besteden. Bijvoorbeeld: het ontwerp van technische installaties is vaak afhankelijk van architecturale opties. Daarom volgt dit beter pas na het architectuurontwerp. 
• Een gesplitste aanneming biedt meer ruimte voor onderhandelingen en een betere afstemming op het ontwerp. 

Bovendien sta je niet zelf in voor de coördinatie. Je hebt als opdrachtgever maar één aanspreekpunt en geniet de garanties van een resultaatsverbintenis.

Met het co-bouwheerschap bundelen we dus alle best practices uit onze ervaring in één unieke en ontzorgende overeenkomst en samenwerkingsvorm.